BI: Business Intelligence

 INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

 

La Inteligencia de Negocios (BI) es el proceso de analizar los datos acumulados en la empresa y extraer un conocimiento de ellos. Se incluyen las bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de información relevante para la empresa. BI apoya a los tomadores de decisiones con la información correcta, en el momento y lugar correcto, lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La información adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa efectividad de cualquier empresa. Tal vez le ayude a comprender mejor el concepto por medio de un ejemplo. Una franquicia de hoteles a nivel nacional que utiliza aplicaciones de BI para llevar un registro estadístico del porcentaje promedio de ocupación del hotel, así como los días promedio de estancia de cada huésped, considerando las diferencias entre temporadas. Con esta información ellos pueden:

- calcular la rentabilidad de cada hotel en cada temporada del año
- determinar quién es su segmento de mercado
- calcular la participación de mercado de la franquicia y de cada hotel
- identificar oportunidades y amenazas.

Estas son sólo algunas de las formas en que una empresa u organización se puede beneficiar por la implementación de software de BI, hay una gran variedad de aplicaciones o software que brindan a la empresa la habilidad de analizar de una forma rápida por qué pasan las cosas y enfocarse a patrones y amenazas.

Etapas para implementación de Aplicaciones BI

Para entender esto vamos a describir brevemente el proceso de BI. (Ver Figura 1). Este proceso es dinámico e iterativo. El proceso empieza con preguntas, y las respuestas son resultados de mas preguntas o de subsecuentes intereacciones del proceso.

Fase 1 - Dirigir y Planear:

Esta fase es el principio y el fin del proceso. Es el principio por que involucra redactar los requerimientos específicos. Y es el final porque contesta preguntas que guían a otras nuevas. El proceso de BI empieza con los usuarios (Ejecutivos, Directivos, Lideres de Negocio etc.) y aquí se generan las preguntas que les va ayudar a ellos a alcanzar sus objetivos. Ejemplos de esas preguntas son: ¿Cuales son los clientes más rentables? ¿Cuál es el margen de cada línea de producto?, Etc., Estas necesidades son presentadas por diversos analistas. Esto quiere decir que estos analistas de negocios formulan los requerimientos de los usuarios y dirigen un plan para la recolección de la información y para solución de las respuestas.

Fase 2 - Recolección de Información:

Hay diversas fuentes de información dentro de una compañía. La automatización de los procesos han creado una fuente de recursos como son: Puntos de ventas, ERP, CRM, SFA, Aplicaciones de Servicios al cliente etc. Los diferentes sistemas crean, procesan y almacenan diferentes tipos de información. Este es un proceso continuo y es importante entender que los datos de esas fuentes es simplemente información y no Inteligencia. Los datos en crudo frecuentemente son incompletos y confusos. La información se convierte en Inteligente a través de procesarla y de analizarla. El proceso de recolección de información es cuando las diferentes fuentes son analizadas para determinar los datos necesarios para encontrar las respuestas a las preguntas.

Fase 3 - Procesamientos de Datos:

Esta fase es la integración de datos en crudo a un formato utilizable para el análisis. Esto puede ser posible, creando una nueva base de datos, agregar datos a bases de datos existente o consolidando información. Esta fase generalmente ser visto como Extracción, Transformación y Carga que ocurren en los ambientes de BI.

Fase 4- Análisis y Producción:

El grupo de análisis de negocios utiliza herramientas y técnicas para ordenar sobre los datos y crear inteligencia. El resultado final es la producción de respuestas “inteligentes”, en un contexto propio. En algunos caso es un proceso simple como la creación de un reporte. En otros caso, son la creación de indicadores. Tal vez en esta fase, sean generados requerimientos adicionales pues los analistas puede que encuentren nuevas preguntas que necesiten ser contestadas.

Fase 5- Difusión:

Esta fase de difusión, es entregar productos inteligentes a los diversos cliente que lo requieren. Esto básicamente implica el uso de herramientas BI para la publicación de “tableros de indicadores”, reportes o la posibilidad de tener herramientas de fácil uso para que los mismos usuarios tengan la capacidad de revisar los datos de manera rápida y sencilla.

AE: Arquitectura Empresarial

Arquitectura Empresarial

AE : Un concepto estratégico para el negocio de las empresas de hoy en día

Se expone una definición basada en el panorama "general" para las empresas con respecto a sus procesos y su mejoramiento teniendo en cuenta al área de tecnología para apoyar y dar vía al análisis, diseño e implementación progresiva y adaptativa de una arquitectura empresarial que mantenga una armonía entre los diferentes aspectos que dentro y fuera del negocio afectan la forma como se cumplen las metas del mismo con la premisa del mejoramiento continuo, la apropiada divulgación y aceptación al igual que la constante competencia y animo innovador. 

Las características de la arquitectura deben haber sido consecuencia de un análisis del negocio del cual se partirá para determinar la Estrategia de Sistemas.

Estrategia de Sistemas. 

La estrategia de sistemas, emplea cuatro perspectivas para disminuir la brecha entre las necesidades de la empresa y la tecnología.Estas perspectivas describen los procesos necesarios para alcanzar las metas corporativas. Las siguientes son las perspectivas para determinar el siguiente paso a seguir (decisiones estratégicas):

• Negocio
• Información
• Aplicaciones
• Tecnología

Cada perspectiva describe el estado actual, el estado futuro y la brecha entre ambos. La meta es tomar decisiones estratégicas efectivas en el área de información tecnológica. Es importante no perder de vista que la tecnología es sólo un subsistema del sistema conocido como negocio. Es de suma importancia que la dirección general coordine todos los factores y recursos que intervienen en el sistema. El grado de éxito será logrado en la medida que estos factores y recursos interactúen adecuadamente. Como todo proceso, la estrategia de sistemas puede ser medida y controlada, la mejora en el proceso de implementación de soluciones para el negocio es uno de los beneficios de ver la estrategia como un flujo o proceso.

Al final se tiene una base de procesos para la parte tecnológica de esta manera el conocimiento se incorpora al negocio. Con esta metodología se cumple la meta de alinear la tecnología a las necesidades del negocio.

Conclusión

Algunas organizaciones ya han desarrollado prácticas para administrar sus artefactos actuales para los niveles de empresa y sistemas y están cosechando los beneficios de potenciar estos artefactos. Otras recién están comenzando y avizoran beneficios futuros. Sin embargo, el objetivo y el enfoque son iguales en todos los casos. Para administrar eficientemente la evolución de la empresa, es necesario comprender sus requisitos y funcionalidad actuales y cómo logra esa funcionalidad (su arquitectura). Además es necesario comprender si su desempeño actual es el correcto en términos de pruebas y defectos existentes.

No es eficiente recrear estos artefactos en cada programa. En cambio las organizaciones desean reutilizar el conocimiento que poseen actualmente y desarrollar los artefactos como los desarrollos de la empresa. Por ello, la organización siempre tiene una visión precisa del estado actual, es capaz de planificar eficientemente la evolución de la empresa y reduce el esfuerzo total realizado, potenciando los artefactos en cada programa. Aún cuando sea poco práctico capturar un set completo de artefactos actuales para toda la empresa, las organizaciones obtienen beneficios al capturar los artefactos para una parte de la empresa, cuanto mayor sea esta parte, mayor será el beneficio.

Sin una visión precisa de la situación actual, cada programa debe:

a) crear una representación del estado actual desde cero, examinando la empresa antes de avanzar con los trabajos del programa; 

b) intentar construir una representación del estado actual aplicando sucesivamente modificaciones implantadas por programas anteriores; o 

c) desistir del intento de representar el estado actual e intentar modificar una arquitectura desconocida, con la esperanza de que las modificaciones no produzcan consecuencias no deseadas. 

Es igualmente cierto que las organizaciones se benefician ampliamente con la reutilización de artefactos a nivel de los sistemas. Una empresa tiene muchos sistemas y por lo tanto los beneficios de la reutilización se multiplican por la cantidad de sistemas. La complejidad de muchos sistemas ha superado ampliamente la capacidad de cualquier individuo para mantenerlo completamente en su mente. Los artefactos que capturan los requisitos, la arquitectura, las pruebas y los defectos de un sistema constituyen una necesidad para la comunicación. Los beneficios de potenciar estos artefactos con cada proyecto nuevo incluyen: mayor homogeneidad, menos errores y menor esfuerzo general.

La arquitectura de la empresa brinda la base para su evolución mediante los programas. Los programas individuales y la organización toda se beneficia al especificar el programa en términos de cambios del estado actual de la empresa. Estos cambios impulsan y restringen el trabajo realizado en los proyectos. Los proyectos desarrollan sistemas a partir de su estado actual, pero lo hacen sólo para cumplir con los requisitos asignados y derivados que provienen del programa. Para completar el ciclo, los proyectos y los programas deben aplicar sus cambios al sistema y a los artefactos de la empresa actuales, así podrán ser precisos cuando se produzcan modificaciones futuras.

 Uno de los Ejemplos de Modelos de Arquitectura Empresarial es  (TOGAF) "The Open Group Architecture Framework" o Esquema de Arquitectura de Open Group, es un esquema o marco de referencia de Arquitectura Empresarial que proporciona un enfoque para el diseño, planificación, implementación y gobierno de una arquitectura empresarial de información. Esta arquitectura es modelada por lo general con cuatro niveles o dimensiones: Negocios, Tecnología (TI), Datos y Aplicaciones. Cuenta con un conjunto de arquitecturas base que buscan facilitarle al equipo de arquitectos definir el estado actual y futuro de la arquitectura.